導入事例

サービスプロセスを標準化、改善サイクルを回して効率向上を実現!

株式会社TKC

業種分類 情報通信業
事業内容 「わが国の会計事務所の職域防衛と運命打開」・「地方公共団体の行政効率向上による住民福祉の増進」という極めて明確な事業目的のもと、昭和41年10月の創業から今日まで、一貫して会計事務所に対する情報サービスと地方公共団体に対する情報サービスの2つの分野に専門特化し、日本の情報産業界において独自の地位を築いている。
[情報サービスの内容]
1. TKC統合情報センター(全国9か所)による大量出力(印刷)を伴うコンピューター・サービス
2. TKCインターネット・サービスセンター(TISC)によるコンピューター・サービス
3. パソコンまたはクライアント・サーバーに搭載するソフトウェアの開発提供
4. 当社の情報サービスの利用に伴うシステム機器の販売
5. 専門スタッフによるシステム・コンサルティング・サービス
6. ユーザーに対する総合的な教育研修サービス
導入部署 営業部門・サービス部門
(中堅・大企業向けのシステム提案、導入コンサルティング、運用コンサルティングを担当)
導入部署の
事業紹介
中堅・大企業における会計・税務に関する市場の変化をとらえ、企業グループ全体の決算・申告にかかる業務を網羅する「TKC連結納税ソリューション」をクラウド方式で提供している。このソリューションの特長は、創業来培ってきた税務・会計のノウハウを結集し開発したシステムとTKC会員(税理士・公認会計士)による人的サービスをセットで展開している点にある。特に、実務に精通した全国1万名超のTKC会員がシステムの導入から運用まできめ細かなサポートを行い、適法・適正な税務申告と会計処理を支援している点が高く評価され、当ソリューションの導入企業は2,300グループ15,600社に及び、国内企業の年商上位100社のうち60%超の企業に採用されるに至っている。
Webサイト http://www.tkc.jp/

ご導入部門は、中堅・大企業市場に対し「TKC連結納税ソリューション」のシステムコンサルティングサービスや導入支援サービスを展開しているサービス部門です。
当ソリューション事業は、新規ビジネスとして市場から高い評価を受け、成約企業数の飛躍的な増加を実現し、新規市場開拓を急速に推進してこられました。ところが、事業として急成長する一方で、サービス現場では少なからず達成すべき課題が浮き彫りとなり、その対策の一つとして、ツール導入の検討を開始されました。

導入前の課題を教えてください。

サービスプロセスの標準化と工数管理の仕組み構築

サービス現場では、システム導入における一般的な方法論は確立されていましたが、共有すべき標準プロセスが不明確であったり、サービス内容はパッケージ化されているものの、個別のカスタマイズ対応が管理されていないといった状態が散見されました。そのため、提供するサービスの内容やレベルにばらつきが見られたり、コストが際限なく増加していく傾向が見られました。そこで、各プロセスの標準業務や標準工数を明確にし、実績工数を可視化するために、現場で投下した工数を適切な粒度で把握することが求められるようになりました。

検討時に重視された点を教えてください。

最も重視したのは操作性

重視したのは「実績入力のしやすさ」「入力の定着支援」「プロジェクト間比較」「データ分析」といった点です。これらの視点から比較した結果、TimeTracker FXなら目的を実現できると判断し、採用を決定しました。

運用面でどのような工夫をされましたか?

管理粒度は段階的に詳細化

いきなりすべての工数を管理対象とするのではなく、まずはシステム導入コンサルティングサービスに投下した工数に限定して運用を開始しました。その中で「相手先区分」(導入企業/TKC会員)と「内勤外勤区分」(内勤業務/外勤業務)の2つの区分を設け、それぞれで工数を計測し可視化しました。可視化すべき範囲を最重要テーマに限定し、不要なデータの入力を極力排除することで、スムーズな立ち上げを実現できたと感じています。

現場の意識を高め、定着を促進

テンプレート機能を用いて標準プロセスのWBSを用意し、プロジェクト・タスクの登録作業を最小化しました。工数の可視化とともに、工数入力を確実に定着させることがねらいでした。また、毎月の部門会議において、部員全員で工数管理についてディスカッションする場を設け、その意義を共有するとともに、システムの利用に関してオープンに意見を出し合い、参画意識を高めました。

導入後はどのような効果がありましたか?

工数可視化により異常値の検出が容易に

工数入力を継続することで、各プロセスで発生する業務の実績工数が見えるようになりました。標準工数とも常に比較できるようになり、異常値が発生した案件を容易に確認できます。異常値が発生した場合には、管理者が迅速にフォローできるようになりました。

標準工数と実績工数を比較

データ収集・分析作業の効率向上

収集した実績工数データを活用して、毎月の役員会報告において部門の活動状況を報告しています。TimeTracker FXの導入後は、報告のためのデータ収集や分析業務の工数が大幅に削減できました。

報告のためのデータ収集・分析作業の工数が削減

全員で事実に向き合い、現場主導の改善活動へ発展

半期に一度、部員全員で全案件の工数データを確認して成功事例・失敗事例を共有することで、活きた情報から学びを得ています。加えて「システム導入プロセス」の手順改訂や標準時間削減など、継続的な活動への気づきとなっています。

こんな効果もありました。

時間管理の意識向上

当初はシステム導入プロセスのみを工数入力の対象としていましたが、それ以外の会議等の業務についても、入力対象に含めるようメンバーからリクエストがありました。システム利用に慣れてくると、空き時間が気になるようです。そのため、現在では会議等の間接業務についても入力対象とし、その視点でも無駄の有無がチェックできるようになりました。

負荷の平準化と部門全体の効率化

年間の実績工数データを月単位で比較することで、これまで部門内で暗黙知として認識していた「繁忙期」「閑散期」が明確になりました。現在は「繁忙期」の工数削減を目指して「閑散期」に何ができるのか議論し実行することで、負荷平準化や部門全体の効率化に役立てています。

お客様コメント

狭い範囲からでも確実に継続して工数管理を実施することが重要だと考えています。また、工数入力担当者にも成果を広く展開することで、全員参加型の強い組織になったと満足しています。実績データがある程度蓄積されると新たに気づきも生まれ、業務改善に終わりがないことに気づかされるツールです。

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